مهام اخصائي موارد بشرية و آلية عمل إدارة الموارد

Nice Topic 18 يوليو، 2022

قدمنا من خلال هذا المقال للمهتمين بإدارة و اخصائي موارد بشرية.. عن بعض أنشطة إدارة الموارد البشرية وآلية عملها والنماذج المتعلقة بها من واقع خبرة عملية .. حيث يشمل المقال عدة جوانب موضحة أدناه

اخصائي موارد بشرية

(الشهادات الإحترافية في إدارة الموارد البشرية).. هذا ملخص قمنا بإعداده عن أهم الشهادات الإحترافية ذات المعيار العالمي في مجال إدارة الموارد البشرية..

جميعها تقدم باللغة الإنجليزية

(الشهادات الإحترافية في إدارة الموارد البشرية).. هناك شهادة احترافية تقدم باللغة العربية بمسمى “اخصائي إدارة موارد بشرية” CBP مقدمة من الجمعية الدولية لتدريب الأعمال (IBTA) ولها وكيل في الإمارات والكويت.. لتفاصيل اكثر اضغط هنا

(عملية التوظيف).. نضع بين أيديكم إطار عام لعملية التوظيف وسأتحدث عن مراحل هذه العملية لاحقاً.. طبعاً هذا لا ينفي وجود ممارسات أخرى ربما يتم تطبيقها من بعض المنشآت وتؤدي للأهداف المرجوة..

بعد اعتماد الوظائف الشاغرة يتم التأكد من وجود وصف وظيفي لكل وظيفة شاغرة على أن يكون محدثاً وفي حال عدم وجوده فيجب إجراء التحليل الوظيفي أولاً ومن ثم يتم اعداد الوصف بناءاً على ذلك..

بعد اعتماد الوصف الوظيفي تبدأ عملية البحث عن المرشحين لشغل هذه الوظائف من خلال قاعدة بيانات المرشحين المتاحة.. كما يفضل اختيار المرشحين من داخل المنشأة أولاً..

هنا ملخص أعددناه لإيضاح ايجابيات وسلبيات التوظيف من داخل/خارج المنشأة..

في حال عدم وجود مرشحين مناسبين ضمن قواعد البيانات المتاحة.. يتم البدء بإعداد إعلان وظيفي Job Posting على أن يتم صياغته بشكل احترافي وفق نموذج AIDA ولافت للنظر Eye-Catching لجذب المواهب..

أضع لكم نموذج AIDA ومثال توضيحي

بعد استقبال السير الذاتية أو طلبات التوظيف يتم فرزها وتصفيتها من خلال مقارنة مؤهلات وخبرات المرشح ومهاراته مع الوصف الوظيفي للوظيفة ومواصفات شاغل الوظيفة ومدى ملائمته لها..طبعاً كل ذلك يمكن إدارته بالذكاء الاصطناعي

نموذج لطلب التوظيف

بعد الانتهاء من فرز السير الذاتية ربما تحتاج لعمل اختبارات أولية مثل اختبار ذكاء IQ Test أو اختبار تحليل الشخصية Personality Test وغيرها لقياس بعض الجوانب في المرشح للتأكد من مدى ملائمته للوظيفة نموذج اختبار ذكاء اضغط هنا
المقابلةالشخصية تمر بـ3 مراحل (موضحة بالشكل) غالباً تكون هناك مقابلةمن قسم التوظيف HR Assessment لقياس الجوانب السلوكية والأمور غير الفنيةومقابلة أخرى من الإدارة المعنيةلقياس الجوانب الفنية

كما يفضّل استخدام نموذج WASP عند إجراء المقابلة

أركان المقابلة الشخصية السبعة والتي يجب على مسؤول التوظيف معرفتها:

-تحديد أهداف المقابلة
-التخطيط والاستعداد لها وتدريب اللجنة
-المرونة
-إعداد هيكل المقابلة والأسئلة التي ستطرح
-تهيئة الجو العام
-التواصل اللفظي واللالفظي المناسب مع المتقدم

أحد الأساليب المفضلة في طرح أسئلة المقابلة الشخصية هو أسلوب Funnel Questioning Technique ويتمثل في طرح الأسئلة المفتوحة والعامة أولاً مثل “تحدث عن نفسك” وذلك لتقليل نسبة التوتر لدى المرشح ومنحه الثقة وبعد ذلك طرح أسئلة محددة وأكثر تفصيلاً.

عملية الاختيار بعد انتهاء المقابلات الشخصية يجب أن تكون وفق معايير محددة وعادلة ومتوافقة مع متطلبات الوظيفة.. كما يجب أن تشتمل على المستندات الرئيسية للمرشحين كسيرهم الذاتية ومؤهلاتهم ونحوها إضافة إلى نتائج الاختبارات والمقابلات الشخصية

بعد الانتهاء من عملية الاختيار يتم تقديم عرض وظيفي لمن تم قبولهم كما يتم ارسال خطاب/رسالة اعتذار لمن لم يتم قبولهم وإبداء أسباب عدم القبول لكي يستفيد المرشح منها ويبدأ بالعمل على التغلب على نقاط الضعف..
نموذج للعرض الوظيفي وخطاب الاعتذار

يحتاج مسؤول التوظيف أحياناً للتدقيق على صحة معلومات المرشح والتأكد من بعض الجوانب وذلك من خلال التواصل مع عمله السابق وتعبئة نموذج الاستقصاء أو ما يسمى بـ(Background check)..

لإجراء ذلك يجب أولاً أخذ موافقة المرشح مرفق النموذج

عملية تجهيز وتأهيل الموظف الجديد أو ما يسمى بـ(Onboarding Process) وإعداد برنامج توجيهي له هي من أهم المراحل في عملية التوظيف لما لها من أثر على الأداء المستقبلي للموظف ودرجة ارتباطه بالمنظمه..

هذا نموذج لإعداد برنامج توجيهي لموظف جديد

بعد الانتهاء من عملية التوظيف يجب على إدارة الموارد البشرية قياس فعالية وكفاءة عملية التوظيف من خلال وضع مؤشرات قياس أداء رئيسية KPIs (ذكرت بعضاً منها) والبدء باتخاذ القرارات في تحسين وتطوير جوانب الضعف وتعزيز نقاط القوة..

مراحل العملية التدريبية وفق نموذج (ADDIE):

(Analysis):تحليل وتحديد الاحتياجات التدريبية
(Design):التصميم
(Development):التطوير
(Implementation):التنفيذ
(Evaluation):التقييم

المرحلة ١: تحليل الاحتياجات التدريبية أو ما يسمى بـ (Training Needs Analysis) وفيها يتم تحليل احتياجات:

الفرد
الوظيفة
المنظمة

للقيام بذلك يجب استخدام أدوات ذكرت بعضها علماً بأن التدريب هو نقل للمعرفة، المهارة والسلوكيات

استكمالاً لمراحل التدريب وفق نموذج ADDIE:

المرحلة ٢: التصميم Design

المرحلة ٣: التطوير Development

المرحلة ٤: التنفيذ Implementation

ملخص قمت بإعداده لبعض المتطلبات في كل مرحلة من هذه المراحل

استكمالاً لمراحل التدريب وفق نموذج ADDIE:

المرحلة ٥ والأخيرة: التقييم Evaluation وهي من أهم المراحل وتتمثل في قياس العائد من التدريب حيث يتم قياس العائد من التدريب من خلال ٥ مستويات ?ابتداءاً من قياس رضا المتدربين عن البرنامج التدريبي.

نضع بين أيديكم نموذج لتحديد الاحتياجات التدريبية والذي يتم إرساله من قبل إدارة التدريب إلى الإدارات المعنية لتعبئته بعد تحليل الاحتياجات التدريبية وثم إعادته لإدارة التدريب للبدء بمرحلة التصميم والتطوير والتنفيذ وانتهاءاً بالتقييم..

(التحليل الوظيفيJob Analysis).. هو عملية منهجية لجمع وتحليل المعلومات الخاصة بالوظيفة.. له عدة أدوات للقيام به منها:

الاستبيان،
المقابلة الشخصية،
الملاحظة المباشرة،
مذكرات الموظف،
مناقشات مجموعة وغيرها..

ملخص للأدوات علماً بأنه يفضّل استخدام أكثر من أداة

هنا نموذج لأحد أدوات التحليل الوظيفي وهو الاستبيان ويمكن استخدامه أيضاً في المقابلة الشخصية عند إجراء التحليل الوظيفي..

الهدف من التحليل الوظيفي هو إعداد الوصف الوظيفي والتي سنتحدث عنه وعن عناصره

(الوصف الوظيفي).. هو الناتج من التحليل الوظيفي وهو وصف للوظيفة وهدفها ومسؤولياتها وظروف العمل المحيطة بها وغيرها من العناصر إضافة إلى مواصفات شاغل الوظيفة..

نضع لكم شرح لعناصر الوصف الوظيفي إضافة إلى نموذج وصف وظيفي مفرّغ والمكون من 3 صفحات..

مواصفات شاغل الوظيفة (المحددة بالإطار الأحمر?) يجب أن تكون:

ملائمة: تتناسب مع معايير المنظمة
حيادية: غير منحازة لأهداف شخصية
دقيقة: لتلبية متطلبات الوظيفة
محددة: لضمان الوضوح
مرتبطة: بالواجبات الرئيسية والمهام التفصيلية

(المسار الوظيفي Career Path).. هو عملية التقدم الوظيفي للموظف عبر سلسلة من مراحل حياته المهنية حيث أن لكل مرحلة متطلباتها من مهارات ومؤهلات وخبرات عملية ومسؤوليات ونحوها..

أضع لكم نموذج كمثال لمسار وظيفي لمهنة “أخصائي توظيف” وسنتحدث لاحقاً عن آلية تطبيقه

عند تحديد المسار الوظيفي يُفضّل مشاركة الموظف في العملية لتحقيق رغباته ووفق ما يتناسب مع أهداف المنظمة..

عملية تحديد وتطبيق المسار الوظيفي تمر بمراحل قمنت بتلخيصهامع ذكر مثال توضيحي لمسار وظيفي لمهنة “أخصائي توظيف”

(تخطيط التعاقب الوظيفي Succession Planning).. هي عملية تعاقب الوظائف الحرجة أو الحاسمة (Critical Positions)في المنظمة من خلال تجهيز الصف الثاني من شاغلي هذه الوظائف ليتم استبادلهم في الوقت المطلوب..

ملخص لأهداف هذه العملية ولماذا تفشل أغلب المنظمات في تطبيقها

مراحل تخطيط التعاقب الوظيفي

(تخطيط التعاقب الوظيفي Succession Planning). تحليل وتحديد المواهب المرشحة لشغل الوظائف الحرجة يجب أن يكون من خلال عدة مصادر كترشيح شاغل الوظيفة الحالي وبيانات إدارة الأداء وإدارة المواهب وغيرها

هذه إحدى أدوات تحليل المواهب الحاليين في الشركة تسمى(9boxes grid)

(تخطيط التعاقب الوظيفي Succession Planning). يجب أن تشمل خطة تأهيل الكوادر المرشحة لشغل الوظائف الحرجة على برامج تطوير مناسبة كالتدريب وجلسات تمكين (Coaching) وتوجيه (Mentoring).. أيضاً من المهم أن يتم تطبيق أسلوب لعب الأدوار (Role Play) للتأكد من جهوزية المرشح

نموذج لخطة تعاقب وظيفي لتأهيل المرشحين لشغل المناصب الحرجة في المنظمة..

(مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs في HR).. مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs هي أدوات لقياس مدى التقدم نحو الهدف المطلوب..

بداية نود توضيح بعض المصطلحات من خلال الشكلوالذي يوضح الفرق بين الأهداف Objectives ومؤشرات الأداء الرئيسية KPIs والمبادرات Initiatives مع الأمثلة..

(مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs في HR).. مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs تشكل قيمة مضافة للعمل من خلال بعض الجوانب التي تم تلخيصها في الشكل?

لتتضح الصورة أكثر حول استخدام بطاقة مؤشر أداء رئيسي، أضع لكم مثالاً لبطاقة مؤشر أداء رئيسي لمؤشر يتعلق بقسم التوظيف وهو: “الوقت المستغرق لإغلاق الشواغر” أو ما يسمى بـ “Time to fill”.

(هيكل الأجور والمزايا).. نضع لكم نموذج مبسط لهيكل الأجور والمزايا موضحاً به تصنيف الوظائف ضمن مجموعات وظيفية Job Families والدرجة Grade التي تندرج تحتها المجموعة ونطاق الأجر والمزايا المتعلقة بكل درجة..